35 Prozent der Banken in Deutschland verfügen über lückenhaft dokumentierte Abläufe.
In jedem dritten Institut sind die Verantwortlichkeiten zudem nicht eindeutig geregelt. Damit verstoßen die Geldhäuser gegen die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk). In solchen Fällen kann die Bankenaufsicht (BaFin) Bußgelder verhängen und Nacharbeiten fordern. Das ist das Ergebnis einer Umfrage von Procedera Consult. Befragt wurden 104 Fach- und Führungskräfte aus der Bankbranche.
Probleme bereitet den Banken auch eine unzureichende Software-Unterstützung, um Prozesse zu dokumentieren und zu steuern. Fast 40 Prozent beklagen, dass die IT zu wenig Hilfestellungen bietet, um diese Aufgaben angemessen zu erfüllen. Das ist gefährlich, da den Banken dadurch der Überblick fehlt über die internen Abläufe. Dabei schreibt die MaRisk ausdrücklich vor, dass alle Geschäftsaktivitäten schriftlich festgehalten und als Organisationsrichtlinien allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden müssen (MaRisk AT 5). “Wer bei der Dokumentation schlampt, geht ein hohes Risiko ein”, warnt Gisbert Beckmann, Geschäftsführer bei Procedera Consult. “Zu den Bußgeldern kommen häufig eng gesetzt Fristen hinzu, um festgestellte Mängel zu beheben.”
Insgesamt kommt das Prozessmanagement vieler Banken schlecht weg. Nur knapp die Hälfte der Befragten ist mit dem aktuellen Stand zufrieden. Nachholbedarf besteht besonders darin, Prozesse zu visualisieren. 57 Prozent vergeben in diesem Bereich die Schulnote 3 oder schlechter. 51 Prozent bemängeln zudem, dass sich die Prozesse nur schwer anpassen lassen. Das gilt besonders für abteilungsübergreifende Abläufe, an denen mehr als nur eine Stelle beteiligt ist. Schuld daran sind neben technischen Unzulänglichkeiten aber auch fehlende Standards. Nur 58 Prozent sind bei der Standardisierung gut oder sehr gut aufgestellt. “Die Banken müssen endlich mental den Schalter umlegen”, so Gisbert Beckmann. “Wer das Prozessmanagement ordentlich aufstellt, erfüllt viele regulatorischen Anforderungen quasi im Vorbeigehen.”
Der Experte für Bankorganisation empfiehlt, Kompetenzen für das Prozessmanagement in einer eigenständigen Abteilung zu bündeln. “In der Praxis arbeiten diejenigen Institute am besten, die methodische Standards wie BPMN beherrschen und anwenden, um die Prozesse zu modellieren”, erklärt Beckmann. “Eine methodisch gut ausgebildete Bankorganisation, die übergreifend die Fachbereiche steuert, zahlt sich sehr schnell aus, weil sie Insellösungen verhindert und dazu beiträgt, das noch immer in vielen Häusern vorherrschende Silodenken aufzubrechen.”
Über die Studie
Im April und Mai 2018 hat Procedera Consult 104 Fach- und Führungskräfte aus der Bankbranche online zum Stand des Prozessmanagements befragt. Die Befragten stammen aus Instituten mit einer Bilanzsumme von mehr als 10 Mrd. Euro (8 Prozent), 5 bis 10 Mrd. Euro (33 Prozent), 1 bis 5 Mrd. Euro (50 Prozent) sowie weniger als 1 Mrd. Euro (9 Prozent). Sie arbeiten in den Abteilungen IT, Kundenservice, Kreditwesen, Vertrieb, Controlling, Interne Revision und Bankorganisation.
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